تعد الرسالة الإدارية من أبرز وسائل التواصل المستخدمة في المؤسسات الرسمية، حيث تلعب دورًا حيويًا في تبادل المعلومات والطلبات بين الموظفين والإدارة،تبرز أهميتها في تنظيم العمل وضمان تحقيق العمليات بسلاسة،في هذا البحث، سيتم استعراض كيفية كتابة رسالة إدارية بشكل منظم ودقيق، مع توفير نماذج تطبيقية تساعد الموظفين على فهم ما يتطلبه الأمر،إن إتقان الأسلوب الصحيح في كتابة الرسائل الإدارية ضروري للنجاح في بيئة العمل الرسمية.

كيفية كتابة رسالة إدارية

عند البدء في كتابة رسالة إدارية، ينبغي على الموظف أن يكون على دراية تامة بمكونات الرسالة وبنيتها الأساسية، فإذا أخفق في تضمين أحد عناصرها فإن رسالته قد تفقد قيمتها،لذلك، يجب الالتزام بجميع الأجزاء التالية

• يجب أن تبدأ الرسالة الإدارية بعنوان واضح يُعبِّر عن محتوى الرسالة، ويُعرف بـ”ترويسة”، والتي تُكتب بخط بارز في أعلى منتصف الصفحة،يجب الانتباه إلى تنسيقها؛ لأن هذا يشكل الانطباع الأول لدى المستقبل.
• التاريخ يلعب دورًا مهمًا في الرسالة، فيتم وضعه في أحد طرفي الصفحة – اليمين أو اليسار،ويجب كتابة التاريخ بالشكل المتعارف عليه وهو يوم/شهر/سنة، ويرمز هذا التاريخ إما لتاريخ كتابة الرسالة أو تاريخ إرسالها المحدد.
• من الضروري إضافة رقم للرسالة الإدارية يرتبط بمجمل الرسائل المرسلة من نفس النوع، حيث يُكتب الموضوع الخاص برسالة معينة بجوار الرقم المُخصص لها.
• تتطلب الرسالة كتابة تحية افتتاحية تُرحب بالمستلم، مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
• يمكن الاستعانة بعبارات تقليدية مثل “تحية طيبة وبعد” لتسهيل الانتقال إلى محتوى الرسالة.
• تأتي بعد التحية فقرة النص الأساسي، الذي يعتبر محور الرسالة،يجب أن تكون هذه الفقرة واضحة ومباشرة، لتوصيل المعنى المقصود بسهولة.
• من المهم كتابة اسم وكافة بيانات كاتب الرسالة،يختلف مكان هذه المعلومات وفقًا للمستلم؛ فإذا كان المدير المعني بالرسالة قريبًا من كاتبها، يُفضل وضع المعلومات في البداية، أما إذا كان المستلم ذو صفة رسمية عليا، فيُنصح بوضع البيانات في نهاية الرسالة.
• ينبغي إنهاء الرسالة بجملة ختامية ملائمة لمحتوى الرسالة.
• في الختام، يجب توقيع الموظف على الرسالة في الأسفل لتوثيق هويته، مما يعزز مصداقية المحتوى.
• إذا كان هناك مستندات داعمة تتعلق بالموضوع، فإن إرفاقها بالرسالة الإدارية يُعزز موقف المرسل.

بهذه الطريقة نكون قد استعرضنا كيفية كتابة الرسالة الإدارية وشرحنا مكوناتها الأساسية،هذه الخطوات تساهم في تحقيق تواصل فعال داخل المؤسسات.

نماذج جاهزة للرسائل الإدارية

رغم قدرة بعض الموظفين على صياغة الرسائل الإدارية بالشكل الصحيح، إلا أنهم قد يحتاجون في بعض الأحيان إلى نماذج جاهزة لكتابة رسائلهم بسرعة،وفيما يلي نقدم بعض النماذج التي تغطي حالات متنوعة

نموذج طلب ملف إداري

عند الحاجة للحصول على ملف إداري بالشركة، يمكن استخدام النموذج التالي

تحريرًا في تاريخ/ …………….،شركة ………………..

إلى السيد رئيس قسم/ ………..

تحية طيبة .،وبعد

أطلب من سيادتكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (رقم مرجعي ……..) حيث تعود أهمية هذا الملف إلى توافقه مع المهام الموكلة إليَّ في العمل.

مع التعهد بإعادته عند الانتهاء من استخدامه، وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

اسم الموظف ………… التوقيع …………….

نموذج شكوى ضد مدير ظالم

في حال تعرُّض الموظف لمواقف محرجة من مديره، ينبغي مراسلة الإدارة بواسطة النموذج التالي

السيد المسؤول/……..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد…

أتقدم إليكم بشكواي حيث أعاني من تصرفات قاسية تأتي من مديري المباشر، على الرغم من اجتهادي في العمل،أطلب منكم التدخل لإيقاف هذه المعاملة.

وأنا مستعد لاستئناف العمل بجدية، إذا تمّ اتخاذ الإجراءات اللازمة،تفضلوا بقبول فائق الاحترام.

التوقيع/………

التاريخ/…/…/….

تعليمات عند كتابة الرسالة الإدارية

قبل البدء في كتابة الرسائل الإدارية، يُستحسن الإلمام ببعض التعليمات الهامة، وهي كالتالي

• اختيار مصطلحات واضحة وبسيطة يُسهل فهم محتوى الرسالة.
• عند كتابة نصوص غنية بالمعلومات، يُفضل تقسيهما إلى فقرات مرتبة.
• يستحسن إرفاق المستندات اللازمة لدعم الرسالة و وضوحها.
• تجنب استخدام المصطلحات المعقدة أو الغامضة لضمان إدراك المقصود.
• ضرورة الالتزام بالموضوعية والبعد عن العواطف في النص.

لقد تناولنا في هذا البحث موضوعًا مهمًا للموظفين في المؤسسات الرسمية ألا وهو كتابة الرسالة الإدارية، متضمنةً البيانات والشروط اللازمة لذلك،كما قمنا بعرض مجموعة من النماذج التطبيقية للرسائل،نأمل أن يكون هذا المحتوى قد زوَّدكم بالمعلومات اللازمة لتحقيق أهدافكم في العمل بشكل فعّال.