تعتبر نماذج قوقل من التطبيقات التي وفرتها شركة جوجل، وتهدف إلى تسهيل جمع المعلومات والاستبيانات إلكترونيًا،في الخمس سنوات الماضية، أصبحت هذه النماذج أداة شائعة تستخدم في مجالات متعددة، مثل التعليم، وإدارة الموارد البشرية، وإجراء الدراسات المسحية،تكمن قوة هذه الأداة في بساطتها وسهولة استخدامها، مما يجعل من الممكن لأي شخص، بغض النظر عن خبراته التقنية، أن ينشئ استبيانات فعالة،سنستعرض في هذا المقال طريقة إعداد نماذج قوقل، وخصائصها، ومميزاتها المختلفة، وكيفية استخدامها بشكل مثالي.

طريقة عمل نماذج قوقل باستخدام مستندات جوجل

تُتيح نماذج قوقل لمستخدميها إمكانية إنشاء استبيانات أو نماذج بشكل سريع وسهل،هذه الميزة تجعل تطبيق نماذج قوقل مثالي في جمع البيانات، سواء كان ذلك لأغراض التوظيف، أو التعليم، أو حتى لإجراء الاستطلاعات،تتضمن خطوات إنشاء نموذج قوقل ما يلي

• التوجه إلى صفحة جوجل درايف الخاصة بك.
• اختيار الزر الجديد (New) الموجود على الصفحة.
• الضغط على خيارات (More) للكشف عن مزيد من الخيارات.
• اختيار نماذج جوجل (Google Forms) من القائمة المنسدلة، مما يفتح صفحة جديدة لتطوير النموذج.
• تغيير اسم النموذج الذي يكون بشكل افتراضي غير مُسمي، وذلك عبر الضغط على عنوان النموذج وإعادة تسميته كما تشاء.
• تعديل إعدادات النموذج عن طريق الأيقونة المجاورة لخيار الإرسال (Send).

1. تحديد عدد الردود المسموح بها لكل مستخدم.
2. ترتيب الأسئلة بشكل عشوائي إذا لزم الأمر.
3. إظهار شريط تقدم في الأسفل خلال الاستبيان.
4. تحديد مدى إمكانية تعديل الإجابات بعد الإرسال.
5. اشتراط إدخال البريد الإلكتروني للمستخدم بشكل إلزامي.
6. تحديد ما إذا كان النموذج لاختبار معين أم لا.

بعد تنفيذ هذه الخطوات، من الضروري كتابة وصف مناسب يوضح الغرض من النموذج،يمكن إضافة الأسئلة حالما يتم إعداد النموذج، حيث يوفر التطبيق أنواعًا مختلفة من الأسئلة، لكن السؤال الافتراضي هو نوع الاختيارات المتعددة،كما يمكن تغيير تنسيق النموذج من خلال خاصية تغيير الثيم (Change Theme) لتناسب موضوع الاستبيان،بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك تطبيق جوجل تحديد وجهة لتخزين الردود، سواء في جدول بيانات جديد أو جدول موجود بالفعل.

مشاركة نماذج قوقل

بعد الانتهاء من إعداد النموذج، تتطلب الخطوة التالية مشاركة هذا النموذج مع الآخرين بسهولة،هناك عدة طرق للقيام بذلك، بما في ذلك

• مشاركة النموذج من خلال الرابط المولد بعد الضغط على زر الإرسال (Send).
• اختيار المزيد من الإجراءات (More actions) للحصول على رابط مُعبأ مسبقًا، يحتاج بعض البيانات لاستكماله.
• إرسال النموذج عبر البريد الإلكتروني مباشرة.

تتيح لك هذه الخيارات سهولة مشاركة الاستبيانات مع مجموعة واسعة من المستجيبين، ما يعزز من القدرة على جمع البيانات بسرعة وفعالية.

خصائص إضافية في نماذج قوقل

نماذج قوقل تتمتع بخصائص إضافية تساعد على تعزيز فعالية وجوانب استخدامها،من بين هذه الخصائص

• خاصية “FORM LIMITER” التي تسمح بتحديد عدد معين من الردود أو حتى تحديد تاريخ لإنهاء النموذج.
• الإشعارات عبر البريد الإلكتروني (EMAIL NOTIFICATIONS FOR FORMS) التي تنبهك عند ورود ردود جديدة.
• خاصية “ADVANCED SUMMARY” التي توفر لك ملخصًا بيانيًا للردود مع بيانات حول الوقت الذي تم فيه الإجابة.

هذه الخصائص تسهل الكثير من المهام وتوفر لك تحليلاً مفيدًا للبيانات التي تجمعها.

استخدامات نماذج قوقل

تتعدد استخدامات نماذج قوقل بشكل كبير، حيث يمكن استخدامها في العديد من المجالات، مثل

• جمع المعلومات حول اجتماعات أو مؤتمرات معينة.
• توفير بيانات حيوية للتقدم في وظائف أو دورات تدريبية.
• جمع تغذية راجعة من الحضور للمساعدة في تحسين الفعاليات المستقبلية.
• تسهيل التواصل بين الشركات والعملاء.
• إنشاء اختبارات للمجالات التعليمية المختلفة.

هذه الاستخدامات توضح كيف يمكن أن تكون نماذج قوقل أداة قوية لجمع المعلومات وتحليلها.

مميزات نماذج قوقل

تتميز نماذج قوقل بالعديد من المميزات، منها

• إمكانية إضافة عناصر متعددة مثل الصور والفيديوهات.
• ميزة المعاينة (Preview) لرؤية كيف سيظهر النموذج للمستخدمين.
• إمكانية تنظيم النموذج في أقسام وتحديد طرق الانتقال بينها، مما يتيح تجربة مستخدم سلسة.

تعزز هذه الميزات من قدرة المستخدم على تصميم نماذج جذابة وفعالة.

كيفية عمل استبيان إلكتروني بطريقة مبسطة

قبل الشروع في إنشاء استبيان، هناك مجموعة من الأمور التي يجب مراعاتها

• تحديد البيانات المراد جمعها وكيفية استخدامها بعد ذلك.
• تجنب الأسئلة المعقدة والتأكد من أنها سهلة الفهم.
• تقليص عدد الأسئلة ليكون مناسبًا، وعدم تجاوز الخمسة عشر سؤالًا.
• التأكد من وضوح ورؤية السؤال المحوري للاستبيان.
• اختيار أسئلة بسيطة، مثل الخيارات المتعددة أو الإجابات بنعم أو لا.
• الابتعاد عن الأسئلة الزمنية الطويلة حتى لا تمل المستخدمين.

يساهم اتباع هذه الخطوات في تحقيق نتائج أفضل وأكثر فعالية،تلخيصًا لما تم ذكره، فإن نماذج قوقل تقدم لنا أداة قوية وسهلة الاستخدام لجمع وتحليل المعلومات بطريقة فعالة تعتمد على تقنيات حديثة تسهم في تيسير الكثير من العمليات البحثية والإدارية.